Dossier préfecture d’une course : la partie bénévoles
Ce que le dossier de déclaration d’une course demande souvent sur les bénévoles : postes, signaleurs, horaires, moyens de liaison. Et comment le préparer sans y passer des nuits.
Une course qui emprunte la voie publique fait l’objet d’une déclaration ou d’une demande d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture, selon les cas. Une partie importante de ce dossier décrit le dispositif humain : où seront les bénévoles, combien, à quelle heure, et comment ils communiquent. Les exigences varient d’un département à l’autre ; cet article donne des repères, pas une liste officielle.
Ce qui est souvent demandé
- le plan du parcours avec l’emplacement de chaque poste : carrefours, ravitaillements, points de contrôle ;
- la liste des signaleurs, parfois nominative, avec leur poste ;
- les horaires de mise en place et de levée de chaque poste ;
- les moyens de liaison entre les postes et le PC course : téléphone, radio ;
- le nombre total de bénévoles mobilisés, course par course ;
- les contacts du responsable de l’organisation et du PC course le jour de l’épreuve.
Le dispositif de secours, les assurances et l’avis des fédérations font l’objet d’autres pièces.
Préparer la partie bénévoles sans s’épuiser
- Fixez les postes tôt, dès que le parcours est arrêté : chaque poste avec sa position, ses horaires et son nombre de personnes.
- Placez les signaleurs en priorité : ce sont eux que l’autorité regardera le plus.
- Gardez une seule source : si le tableau du dossier et le tableau de placement divergent, l’un des deux sera faux le jour J.
- Mettez à jour avant l’épreuve : les désistements changent la liste ; certaines autorités demandent la version définitive quelques jours avant.
Avec Ravitoo
Dans Ravitoo, le dossier sécurité s’imprime en un clic depuis vos postes réels : récapitulatif par course, puis pour chaque poste sa position GPS, ses horaires et les bénévoles présents. Il est toujours à jour, puisqu’il part des mêmes données que le placement. Les compétences « majeur » et « permis B » vous aident à vérifier vos signaleurs avant d’envoyer la liste.
Questions fréquentes
Quand déposer le dossier de la manifestation ?
Les délais dépendent du type d’épreuve et du nombre de départements traversés : ils se comptent en général en mois, pas en semaines. Vérifiez les délais applicables auprès de votre préfecture ou de votre mairie dès que la date de l’épreuve est fixée.
Faut-il donner les noms des bénévoles ?
Souvent, pour les signaleurs au moins : leur liste nominative peut être demandée, parfois avec leur numéro de permis de conduire. Pour les autres bénévoles, un récapitulatif par poste suffit généralement. Demandez à votre préfecture ce qu’elle attend.
Les bénévoles remplacent-ils le dispositif de secours ?
Non. Le dispositif prévisionnel de secours est assuré par une association agréée ou par des professionnels, selon l’importance de l’épreuve. Il est décrit à part dans le dossier.
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