Combien de bénévoles pour un trail ? La méthode poste par poste

Signaleurs, ravitos, départ, arrivée, balisage : comment estimer le nombre de bénévoles d’un trail, avec une marge pour les désistements.

« Il nous faudrait combien de bénévoles ? » C’est la première question d’un comité d’organisation, et la réponse ne tient pas dans un ratio. Elle se construit poste par poste, à partir de votre parcours. Voici une méthode simple, à adapter à votre course.

1. Partez du parcours, pas du nombre de coureurs

Prenez le tracé de chaque course et repérez tous les endroits où quelqu’un doit être présent :

• les traversées de route et les carrefours : ce sont souvent les postes les plus nombreux, et les plus encadrés par l’autorisation préfectorale ;
• les ravitaillements : eau seule, ou ravitaillement complet avec solide ;
• les points sensibles : passages techniques, bifurcations mal visibles, zones de croisement entre deux courses ;
• le départ et l’arrivée : sas, chronométrage, remise des médailles ou des lots, ravitaillement d’arrivée ;
• la logistique : retrait des dossards, parking, vestiaire, installation et rangement ;
• le balisage et le débalisage, et les serre-files qui ferment la course.

2. Donnez un nombre de personnes à chaque poste

Pour chaque poste, demandez-vous combien de personnes sont nécessaires en même temps :

• une traversée de route : en général un signaleur par côté, davantage sur une route fréquentée ;
• un ravitaillement en eau : deux à trois personnes pour quelques centaines de coureurs ;
• un ravitaillement complet : quatre à six personnes, plus si le flux de coureurs est dense ;
• le retrait des dossards : de quoi éviter la file d’attente aux heures de pointe.

Ces chiffres sont des ordres de grandeur : votre expérience des éditions précédentes vaut mieux que n’importe quelle règle.

3. Tenez compte de la durée

Un poste ouvert de 6 h à 14 h ne se tient pas avec les mêmes personnes du début à la fin, surtout sous la pluie ou en plein soleil. Découpez les postes longs en relèves : deux ou trois équipes successives. Le besoin double ou triple pour ce poste, mais personne ne reste huit heures debout.

4. Additionnez, puis ajoutez une marge

Faites la somme de tous les postes et de toutes les relèves : c’est votre besoin. Ajoutez environ 10 % pour absorber les désistements, et vérifiez qu’aucun bénévole n’est compté sur deux postes au même moment.

Avec Ravitoo

Dans Ravitoo, chaque poste a son kilomètre, son créneau et son nombre de bénévoles nécessaires, éventuellement par relève. Une jauge montre en permanence ce qui reste à pourvoir, course par course, et Ravitoo signale le bénévole placé à deux endroits au même moment. Voir la page gestion des bénévoles pour le trail.

Questions fréquentes